Daca nu ai o invitatie la o conferinta, un eveniment, un targ tematic sau macar un mic atelier sustinut de un mare expert in domeniu (oricare ar fi acesta), din nu-stiu-ce-tara (oricare ar fi aceasta), probabil ca nu esti suficient de bine conectat social, sau nu ai niciun hobby interesant sau (OMG!) nu ai adoptat inca un stil de viata anume, oricare, asa cum fac toti cetatenii care conteaza; ori poate fi dovada ca ai un filtru de spam (exagerat de) performant, care te tine departe de viata sociala a orasului, a companiei la care lucrezi sau a grupului tau de prieteni.

Ce incerc sa spun este ca evenimentele sau conferintele create sa aduca impreuna oameni care impartasesc aceleasi interese, dar nu intotdeauna aceeasi limba, sunt la moda; iar asta nu e deloc un lucru rau. In esenta, schimbul de cunostinte si experienta nu mai tine cont de granite. Accesibilizarea informatiei nu se intampla doar pe Internet, ci si in viata reala. Globalizarea inseamna si comunicare globala, iar serviciile de traducere si interpretariat urca in topurile celor mai solicitate servicii, in toate tarile care tin pasul cu lumea.

Conferintele sau targurile cu prezenta multinationala au nevoie de servicii de traducere si interpretariat, de o echipa de profesionisti care sa faca fata tuturor cerintelor, la cel mai inalt nivel. Perechi de limbi de acoperit, texte de tradus in avans, filme de prezentare de subtitrat, oaspeti importanti care au nevoie de interpret, discursuri traduse in casti… De parca toate aceste aspecte de urmarit nu erau suficiente, agentiile de traduceri implicate in organizarea de conferinte sau evenimente trebuie sa se adapteze tuturor celorlalte detalii organizatorice.

Locatia evenimentului

Totul incepe cu alegerea locului de desfasurare a conferintei. Locul ar trebui sa fie congruent cu numarul de participanti, dar si cu continutul evenimentului; sa fie disponibil, abordabil si sigur. Nu intotdeauna o sala de conferinte intr-un hotel bine cotat sau un centru de conferinte clasic este cel mai potrivit loc pentru orice fel de eveniment. O prezentare detaliata a desfasurarii conferintei si cerintele specifice ei vor usura cautarea pentru locul cel mai bun. Poate fi intr-un centru dedicat evenimentelor, intr-un hotel, in sala de conferinte a companiei sau intr-un loc original, care se potriveste temei alese.

Agentia de traducere si interpretariat are propriile resurse pentru a face o recomandare potrivita, asa ca este bine sa fie si ea implicata in alegerea si evaluarea spatiului. De cele mai multe ori, agentia poate face recomandari bazate pe experientele anterioare. De asemenea, agentia are nevoie sa verifice salile sau spatiile in care se va desfasura evenimentul, pentru a pregati echipamentul necesar, pentru a sti cum se poate desfasura echipa de interpreti, pentru a le asigura cele mai bune conditii de lucru.

Cabine pentru traducere simultana

Ca interpretii sa poata lucra eficient, au nevoie de cabine pentru traducere simultana, dar existenta acestora nu ar trebui sa restrictioneze alegerea spatiului pentru eveniment. Conferinta se poate desfasura si intr-un amfiteatru in aer liber sau o hala industriala. Agentia poate furniza intreg echipamentul, inclusiv cabinele pentru traducere, castile si receptoarele. Cabinele sunt absolut necesare pentru interpretarea simultana. Iar daca se alege interpretarea consecutiva, interpretul va sta alaturi de vorbitor si va avea nevoie poate doar de un microfon – mobil sau nu.

Pentru cei mai meticulosi organizatori de conferinte, atentie la:

  • Cat de accesibil este locul ales pentru a gazdui evenimentul: Intreaga logistica a primirii oaspetilor trebuie gandita din timp.
  • Unde sunt plasate cabinele de interpretare: Chiar daca interpretii redau doar ceea ce se rosteste, este esential ca ei sa poata vedea vorbitorii in timpul discursului si mai ales sa poata urmari orice ecran care are legatura cu prezentarea. Asta inseamna ca si localizarea cabinelor de interpretariat este importanta – nu ar trebui sa existe stalpi sau elemente de decor care obstructioneaza vederea din cabina. Pentru interpreti, la fel ca pentru public, sunt importante si gesturile vorbitorilor, pauzele, expresia faciala, tonul vocii, reactia salii. Iar filmele de prezentare care au nevoie de traducere trebuie sa poata fi si ele urmarite, chiar daca traducerea se face dupa un document scris care face parte din mapa interpretului.
  • Detalii tehnice: daca instalatia de interpretare simultana si cea de sonorizare sunt asigurate de doi furnizori diferiti, este important ca tehnicienii celor doua companii sa colaboreze, si cele doua instalatii sa se inteleaga reciproc!
  • Detalii de confidentialitate si siguranta: Este de preferat ca evenimentul sa nu se desfasoare in aceeasi cladire in care concurenta isi tine intalnirea anuala a departamentului de vanzari, de exemplu… Daca se vor discuta informatii confidentiale sau dedicate unui grup restrans de public, ar trebui urmarit si contextul in care se plaseaza evenimentul si asigurata securitatea informatiei.

Momentul si programul evenimentului

Conteaza in mai multe moduri decat ai crede. Asa cum este un timp potrivit pentru orice, orice eveniment are un program ideal pentru fiecare moment al sau. Uneori, nu poate fi aleasa ziua evenimentului – asa cum se intampla in cazul evenimentelor de final de an, care se suprapun vrand-nevrand peste alte conferinte si petreceri. In celelalte cazuri, evenimentul trebuie planificat cu atentie, in functie de timp, disponibilitatea invitatilor si a participantilor, continut. Un summit care are loc in oras ar trebui sa te faca sa amani evenimentul tau, din o multime de motive – egale cu multimea care va fi implicata in celalalt eveniment.

Ca sa fie clar: Conferintele dedicate agricultorilor se intampla in momentele de respiro ale acestora. Nimeni nu se asteapta ca fermierii sa isi puna utilajele in stand-by, cat ei sunt plecati sa afle toate informatiile despre ultimele descoperiri in materie de ierbicide. Targurile dedicate biciclistilor incep sa rasara odata cu venirea primaverii. Iar evenimentele planificate in decembrie, luna in care se intampla toate conferintele de final de an, sunt gandite de companiile cele mai gospodare inca de la inceputul toamnei. Pentru ca toata lumea se asteapta ca, in decembrie, toate salile de evenimente si intalniri, toti organizatorii de evenimente si toate agentiile de interpretariat sa fie exagerat de aglomerate!

Continutul evenimentului – fiecare moment al acestuia – trebuie planificat in detaliu. Treaba agentiei de traduceri si interpretariat este sa livreze la timp documentele traduse sau echipa potrivita pentru perechile de limbi solicitate. Treaba clientului este sa asigure furnizorilor sai toate informatiile si toate cerintele sale la timp. De asemenea, echipele care colaboreaza la buna desfasurare a evenimentului trebuie sa aiba o mare doza de spontaneitate si un plan de management al crizelor, mai mici sau mai mari. De exemplu, un invitat uitat in aeroport, un filmulet introdus in ultima clipa, un cablu defect… Oricare ar fi situatia, solutia simpla este sa planifici din timp, sa alegi agentia si echipa de traducatori si interpreti in care poti avea incredere, ca sa te asiguri ca ai acces la cei mai buni profesionisti si nu doar la cei cativa ramasi liberi.

Planificarea timpului

Pentru traducatori si interpreti, planificarea timpului este esentiala. Traducerile tuturor documentelor necesare la conferinta se fac in avans, cu timp destul pentru revizii si corecturi. Interpretii au nevoie de un dosar de informatii, in care au la indemana toate temele abordate, prezentarile invitatilor, programul zilelor, glosarul de termeni. Pentru serviciile de interpretariat, clientii ar trebui sa aiba incredere si sa accepte numarul recomandat de interpreti. Unul singur nu poate sustine o zi intreaga de discutii. De regula, interpretii lucreaza in echipa de 2 si alterneaza la microfon. Interpretarea simultana este solicitanta si chiar cei mai buni dintre interpreti au nevoie de o pauza dupa un timp de lucru.
In functie de cat de bine sunt planificate momentele evenimentului, participantii vor fi receptivi sau obositi, iar interpretii vor fi exacti sau… mai putin exacti.