Daca sunteti in situatia de a folosi acte oficiale eliberate de statul roman in relatia cu autoritatile altor state, veti avea nevoie de o traducere legalizata a acestor documente, precum si de o procedura suplimentara de certificare care sa ateste veridicitatea acestora. Dupa caz, aceasta certificare trebuie facuta prin apostilarea sau supralegalizarea traducerilor in cauza.

In cele ce urmeaza vom vedea cum se definesc apostilarea si supralegalizarea traducerilor. De asemenea, vom evidentia situatiile in care se impune fiecare dintre cele doua certificari si pasii de urmat in fiecare caz.

Ce este apostilarea? Dar apostilarea traducerilor?

Apostilarea reprezinta aplicarea unei certificari (asa-numita apostila) de catre autoritatile competente ale unui stat semnatar al Conventiei de la Haga pe actele oficiale eliberate in statul respectiv, cu scopul de a fi folosite intr-un alt stat semnatar al aceste conventii.

In tara noastra, traducerile acestor acte oficiale se pot apostila doar cu conditia ca originalele acestor documente sa fi fost eliberate de autoritatile din Romania. Nu se pot apostila acte emise de autoritatile din alte tari si nici traducerile acestora.

Apostilarea reprezinta aplicarea unei certificari (asa-numita apostila) de catre autoritatile competente ale unui stat semnatar al Conventiei de la Haga pe actele oficiale eliberate in statul respectiv, cu scopul de a fi folosite intr-un alt stat semnatar al aceste conventii.

Veti avea nevoie de traduceri apostilate in relatia cu autoritatile din oricare dintre statele semnatare ale Conventiei de la Haga si dintr-o serie de tari cu care Romania a incheiat acorduri sau tratate de recunoastere reciproca a actelor. Puteti consulta lista acestora la sfarsitul articolului de fata. Pentru mai multe detalii, accesati site-ul Ministerului Justitiei.

Cine poate aplica apostila?

De la caz la caz, apostilarea documentelor se poate face la prefectura, la tribunal sau la Camera Notarilor Publici. Pentru apostilarea actelor oficiale administrative trebuie sa mergeti la prefectura judetului in care aveti domiciliul sau in care se afla sediul institutiei care a emis actul respectiv.

In cazul actelor emise de Ministerul Justitiei, apostila se aplica la tribunal. In aceasta categorie intra actele emise de Judecatorii si de Registrul Comertului.

Traducerile legalizate la notar se apostileaza la Camera Notarilor Publici. Tot aici se apostileaza si copiile legalizate ale unor acte oficiale, precum si alte acte notariale.

Anumite tipuri de acte necesita vizarea originalului la institutia emitenta. Va trebui sa aflati daca va aflati in aceasta situatie sau nu, dupa care sa procedati in consecinta.

Se apostileaza numai traducerile autorizate, cu legalizarea semnaturii traducatorului. In plus traducerea trebuie sa fie in limba tarii in care se va folosi actul.

Bine de stiut:

  • Nu orice traducere a unui act oficial se poate apostila. In regulamentul Camerei Notarilor Publici exista prevederi stricte cu privire la apostilarea traducerilor.
  • Daca doriti informatii suplimentare cu privire la aceste prevederi, va invitam sa ne contactati. Camera Notarilor Publici nu furnizeaza servicii notariale sau de traducere.

Ce este supralegalizarea? Dar supralegalizarea traducerilor?

Supralegalizarea reprezinta certificarea actelor oficiale eliberate de autoritatile unui stat, in scopul folosirii acestora in relatia cu autoritatile din state care nu sunt semnatare ale conventiei de la Haga.

In Romania se pot supralegaliza doar traducerile legalizate ale actelor oficiale emise de autoritatile romane.

In functie de tipul documentului, este posibil sa fie nevoie de vizarea originalului la organul emitent. In plus, veti avea nevoie de traducerea autorizata in limba tarii unde va fi folosit actul sau intr-o limba de circulatie internationala. Se accepta pentru supralegalizare doar traducerile legalizate, efectuate de un traducator autorizat de Ministerul Justitiei.

Unde se poate supralegaliza o traducere?

Supralegalizarea traducerilor se efectueaza de catre Camera Notarilor Publici, in urma depunerii unei cereri speciale.

Deoarece Camera Notarilor Publici are reguli stricte cu privire la cerintele pe care trebuie sa le indeplineasca o traducere pentru a putea fi supralegalizata, este necesar sa va informati temeinic in acest sens. Specialistii nostri va stau la dispozitie pentru lamuriri suplimentare.
Dupa ce ati obtinut supralegalizarea de catre Camera Notarilor Publici, va trebui sa obtineti supralegalizarea sigiliului acestei institutii de catre Ministerul Afacerilor Externe.

Ultimul pas al procedurii complete de supralegalizare a traducerilor implica obtinerea supralegalizarii finale prin sectia consulara a tarii respective in Romania.
Intrucat parcurgerea acestor etape implica proceduri birocratice care pot dura un timp indelungat, este bine sa incepeti demersurile de supralegalizare a traducerilor cat mai devreme posibil. Astfel puteti evita problemele cauzate de eventuale intarzieri in diferitele etape ale procesului de supralegalizare.

Cine poate solicita o apostilare sau o supralegalizare a unei traduceri?

Pentru apostilarea sau supralegalizarea unui act oficial (inclusiv a traducerilor legalizate) este necesar sa completati si sa depuneti o cerere la Camera Notarilor Publici. Puteti gasi aceste modele de cerere la sediul respectivelor institutii sau, in unele cazuri, pe site-ul oficial al acestora.

Solicitarea se poate face de catre orice persoana fizica sau juridica detinatoare a actului in cauza. Nu este nevoie ca titularul actului sa se prezinte personal pentru depunerea cererii, atat timp cat persoana care depune cererea are actul asupra sa.

Intrucat fiecare institutie are programul propriu de lucru cu publicul si de eliberare a actelor, este bine sa obtineti aceste informatii inainte de a va prezenta la ghiseu pentru depunerea documentelor.

De retinut
Apostilarea si supralegalizarea traducerilor sunt proceduri de importanta majora, intrucat ele va garanteaza ca veti putea folosi aceste acte in relatia cu autoritatile statului unde va sunt necesare.

Pentru evitarea incidentelor nedorite, este bine sa demarati din timp formalitatile pentru obtinerea acestor acte, precum si sa va informati amanuntit asupra pasilor de urmat in fiecare situatie in parte.

Asa cum ati putut constata din cele de mai sus, atat apostilarea cat si supralegalizarea se pot aplica numai traducerilor autorizate si legalizate ale diferitelor acte oficiale. Nu este posibila apostilarea sau supralegalizarea traducerilor inscrisurilor sub semnatura privata.
Specialistii nostri va stau la dispozitie cu toate informatiile pe care le detinem, pentru a va ajuta sa castigati timp si sa obtineti toate documentele necesare fara eforturi suplimentare.

Anexa 1: Lista statelor semnatare ale Conventiei de la Haga
1. Africa de Sud
2. Republica Albania
3. Republica Argentina
4. Australia
5. Republica Austria
6. Republica Belarus
7. Regatul Belgiei
8. Bosnia – Herzegovina
9. Republica Bulgaria
10. Republica Ceh
11. Republica Populara Chineza – numai Hong Kong si Macao
12. Republica Cipru
13. Republica Coreea (Coreea de Sud)
14. Republica Croatia
15. Regatul Danemarcei
16. Ecuador
17. Confederatia Elvetiana
18. Republica Estonia
19. Republica Finlanda
20. Republica Franceza
21. Georgia
22. Republica Federala Germania
23. Republica Elena (Grecia)
24. India
25. Republica Irlanda
27. Republica Islanda
28.Statul Israel
29. Republica Italiana
30. Japonia
31. Republica Letonia
32. Republica Lituania
33. Marele Ducat al Luxemburgului
34. Republica Macedonia
35. Republica Malta
36. Statele Unite Mexicane
37. Principatul Monaco
38. Republica Muntenegru
39. Regatul Norvegiei
40. Noua Zeelanda
41. Olanda
42. Republica Panama Peru
43. Republica Polona
44. Republica Portugheza
45. România
46 . Federatia Rusa
47. Republica Serbia
48. Republica Slovacia
49. Republica Slovenia
50. Spania
51. Regatul Suediei
52. Republica Surinam
53. Republica Turcia
54. Regatul Unit al Marii Britanii si Irlandei de Nord
55. Statele Unite ale Americii
56. Ucraina
57. Republica Ungara
58. Republica Venezuela

Sectiunea II- Statele nemembre ale Conferinei de la Haga semnatare ale Conventiei nr.12/5.10.1961
59. Principatul Andorra
60. Antigua si Barbuda
61. Republica Armenia
62. Republica Azerbaidjan
63. Bahamas
64. Statul Barbados
65. Statul Belize
66. Republica Botswana
67. Brunei Darussalam
68. Republica Capului Verde
69. Republica Columbia
70. Insulele Cook
71. Dominica
72. Republica Dominicana
73. Republica El Salvador
74. Republica Fiji
75. Grenada
76. Honduras
77. Kazakhstan
78. Regatul Lesotho
79. Republica Liberia
80. Principatul Liechtenstein
81. Republica Malawi
82. Republica Insulelor Marshall
83. Statul Mauritius
84. Republica Moldova
85. Mongolia
86. Republica Namibia
87. Niue
88. Saint Kitts si Nevis
89. Saints Vincent si Grenadines
90. Samoa
91. Republica San Marino
92. Santa Lucia
93. Sao Tome si Principe
94. Republica Seychelles
95. Regatul Swaziland
96. Tonga
97. Republica Trinidad Ai Tobago
98. Vanuatu

Anexa 2: Lista statelor pentru care este nevoie de supralegalizarea documentelor (conform site-ului Ministerului Justitiei)
Algeria, Arabia Saudita, Afganistan, Africa Centrala, Brazilia, Bolivia, Bahrein, Bangladesh, Benin, Bolivia, Burkina Faso, Burundi, Butan, Chile, Canada, Republica Populara Chineza (cu exceptia Hong Kong si Macao), Costa Rica, Cambogia, Camerun, Ciad, Coasta de Fildes, Comore, Congo, Djibouti, Emiratele Arabe Unite, Egipt, Eritreea, Etiopia, Filipine, Guatemala, Guineea, Gabon, Gambia, Ghana, Guineea Ecuatoriala, Guineea Bissau, Guyana, Haiti, Iordania, Indonezia, Irak, Iran, Jamaica, Kuweit, Kirghistan, Kenya, Kiribati, Liban, Laos, Libia, Malaezia, Maroc, Madagascar, Mauritania, Micronezia Myanmar, Nicaragua, Nigeria, Nauru, Nepal, Niger, Oman, Pakistan, Paraguay, Palau, Papua-Noua-Guinee, Qatar, Rwanda, Siria, Sri Lanka, Singapore, Senegal, Sierra Leone, Somalia, Sudan, Thailanda, Turkmenistan, Tadjikistan, Tanzania, Timor, Togo, Tuvalu, Uruguay, Uzbekistan, Uganda, Vietnam, Yemen, Zimbabwe, Zambia.
Nota: Ministerul Justitiei nu exclude posibilitatea ca vreun stat sa fi fost omis. Pentru siguranta, verificati acest lucru direct la acest minister.